HIOPOS GO (auch HIOPOS Light) ist unsere schlanke Kassenlösung für kleine Restaurants, die selbstständig starten möchten. Alles ist auf das Wesentliche reduziert und lässt sich ohne Vorwissen bedienen.
Was HIOPOS GO leisten kann und was nicht
HIOPOS GO ist bewusst begrenzt, damit Einrichtung und Bedienung einfach bleiben:
- Maximal 1 Kasse pro Betrieb
- Kein Küchendrucker anschliessbar
- Keine Grössen und Formate bei Artikeln (z.B. 3dl / 5dl / 1l)
- Keine Lagerverwaltung
Brauchen Sie eine dieser Funktionen, ist die Vollversion die richtige Wahl.
1.0 Netzwerkverbindung herstellen
Nach dem Einschalten muss das Kassensystem mit dem Internet verbunden werden. Es gibt zwei Möglichkeiten:
- LAN-Kabel: Einstecken, fertig. Es muss nichts weiter eingestellt werden.
- WLAN: Öffnen Sie die Android-Einstellungen des Geräts und verbinden Sie es mit Ihrem WLAN.
Wichtig für den Betrieb mit Kartenterminal: Möchten Sie ein Kartenterminal (z.B. Worldline) mit der Kasse verbinden, müssen beide Geräte im selben Netzwerk sein. Ein Gäste-WLAN funktioniert nicht, weil sich Geräte darin gegenseitig nicht finden können.
1.1 HIOPOS starten
Sobald die Netzwerkverbindung steht, starten Sie die HIOPOS App über das Symbol auf dem Startbildschirm. Beim Start passiert automatisch Folgendes:
- Alle Konfigurationsdaten werden mit der Cloud synchronisiert
- Die Verbindung zum Kartenterminal wird aufgebaut (falls vorhanden)
Nach wenigen Sekunden ist das System bereit für die Anmeldung.
2.0 Benutzer anmelden
In der Anmeldemaske stehen Ihnen standardmässig drei Benutzer zur Auswahl:
- Admin – volle Rechte, für Programmierung und Einstellungen
- Filialleiter – erweiterte Rechte, z.B. für Storno und Berichte
- Team – Standardrechte für den Servicealltag
Tippen Sie den gewünschten Benutzer an. Falls Passwörter vergeben wurden, geben Sie das entsprechende Passwort ein. Wie Sie eigene Benutzer erstellen, lesen Sie unter Programmierung
2.1 Tischplan
Nach der Anmeldung erscheint der Tischplan mit einer Übersicht aller Tische. Farbige Markierungen zeigen an, ob ein Tisch offen, geschlossen oder reserviert ist.
Um eine Bestellung aufzunehmen, tippen Sie einfach auf den gewünschten Tisch.
2.2 Bestellung aufnehmen
Nach dem Antippen des Tisches gelangen Sie in die Bonier-Ansicht:
- Links sehen Sie alle Hauptgruppen (z.B. Getränke, Vorspeisen, Hauptgang, Dessert)
- In der Mitte erscheinen die zugehörigen Artikel oder Untergruppen
- Rechts wird die aktuelle Bestellübersicht aufgebaut
Um einen Artikel zu bonieren, tippen Sie ihn kurz an. Bei Artikeln mit freier Preiseingabe (z.B. Tagesgericht) geben Sie den Betrag ein und bestätigen mit OK. Der Artikel erscheint dann in der Bestellübersicht rechts.
Wiederholen Sie das für alle gewünschten Artikel.
2.3 Bestellung anpassen
Solange der Beleg noch nicht abgeschickt ist, können Sie jede Position anpassen. Tippen Sie dazu in der Bestellübersicht auf den Artikel:
- Menge ändern: Anzahl anpassen, z.B. 3 statt 1 Kaffee.
- Betrag ändern: Den Einzelpreis überschreiben (z.B. für einen individuellen Rabatt).
- Total ändern: Den Gesamtbetrag der Position überschreiben. Das System rechnet den Einzelpreis automatisch zurück.
- Bemerkung hinzufügen: Freitext zum Artikel, z.B. „ohne Zwiebel», „medium rare», „extra scharf». Erscheint auf dem Beleg.
- Löschen: Position komplett aus der Bestellung entfernen.
2.4 Bestellung schicken
Wenn die Bestellung vollständig ist, tippen Sie oben links auf NEUER SALDO. Die Bestellung wird gespeichert, Sie kehren automatisch zum Tischplan zurück und können den nächsten Tisch bearbeiten.
3.0 Tischtransfer
Ein Tischtransfer verschiebt die Bestellung von einem Tisch auf einen anderen. Praktisch, wenn Gäste umgesetzt werden oder ein Tisch versehentlich falsch gewählt wurde.
So funktioniert’s:
- Tippen Sie im Tischplan auf den Ursprungstisch.
- Wählen Sie oben die Option Tischtransfer.
- Tippen Sie im Tischplan den neuen Zieltisch an.
Die Bestellung wird komplett übertragen, der alte Tisch ist wieder frei.
3.1 Separieren
Möchten Ihre Gäste getrennt bezahlen, können Sie den Tisch separieren: die Bestellung wird in mehrere Rechnungen aufgeteilt.
So funktioniert’s:
- Tippen Sie im Tischplan auf den Tisch.
- Wählen Sie Separieren.
- Wählen Sie die Artikel aus, die auf die neue Rechnung sollen.
- Bestätigen Sie die Aufteilung.
Sie können mehrere separate Rechnungen aus einem Tisch erstellen und diese anschliessend einzeln kassieren.
3.2 Zwischenrechnung erstellen
Bevor Sie final kassieren, empfehlen wir eine Zwischenrechnung für den Gast auszudrucken. Das ist kein Steuerbeleg, sondern eine Vorschau der Rechnung zur Kontrolle.
So funktioniert’s:
- Tippen Sie im Tischplan den Tisch an.
- Wählen Sie Zwischenrechnung und drucken den Beleg aus.
Der Tisch bleibt danach weiterhin offen, es können also noch Artikel hinzugefügt oder korrigiert werden.
3.3 Einkassieren und Beleg abschliessen
Wenn der Gast bezahlt, schliessen Sie den Beleg endgültig ab:
- Tippen Sie auf den Tisch im Tischplan.
- Wählen Sie TOTAL.
- Wählen Sie die Zahlungsart (Bargeld, Karte, TWINT, etc.).
- Bei Bargeld: erhaltenen Betrag eingeben, das System zeigt automatisch das Rückgeld.
- Bestätigen Sie mit OK, der Beleg wird gedruckt.
Der Tisch ist danach wieder frei und im Tischplan als leer sichtbar.
4.0 Belege im Journal öffnen
Alle abgeschlossenen Belege werden im Journal gespeichert. Von dort aus können Sie sie nachdrucken, anpassen, die Zahlungsart ändern oder komplett stornieren.
Öffnen Sie JOURNAL -> Verkäufe. Sie sehen eine Liste aller abgeschlossenen Belege des Tages, sortiert nach Uhrzeit. Über die Filter oben können Sie nach Datum, Verkäufer oder Zahlungsart einschränken.
Tippen Sie einen Beleg an, um die Details zu sehen.
4.1 Beleg nachdrucken
Sollte ein Beleg auf Wunsch des Gastes nochmal gedruckt werden:
- Beleg im Journal auswählen.
- Auf Nachdruck tippen.
Der Beleg wird identisch nochmal ausgedruckt. Der Nachdruck ist deutlich als Kopie gekennzeichnet.
4.2 Zahlungsart ändern
Wurde eine Zahlung mit falscher Zahlungsart erfasst (z.B. Karte statt Bargeld), können Sie das nachträglich korrigieren:
- Beleg im Journal auswählen.
- Auf Zahlungsart ändern tippen.
- Neue Zahlungsart wählen und bestätigen.
Der Umsatz bleibt gleich, nur die Aufteilung in Ihrem Tagesabschluss ändert sich.
4.3 Beleg stornieren
Ein Storno macht den ganzen Beleg rückgängig. Er bleibt im Journal sichtbar, ist aber als Storno markiert und fliesst nicht mehr in den Umsatz ein.
- Beleg im Journal auswählen.
- Auf Stornieren tippen.
- Storno-Grund eingeben (z.B. „falsch verbucht», „Kulanz»).
- Bestätigen.
Hinweis: Ein Storno ist unwiderruflich. Nutzen Sie ihn nur, wenn wirklich der ganze Beleg entfernt werden muss. Bei kleineren Korrekturen ist der Weg über Zahlungsart ändern oder eine Retoure meist der bessere.
5.0 Tagesabschluss
Am Ende jedes Geschäftstages sollten Sie einen Tagesabschluss durchführen. Das System bietet dafür zwei Berichte:
- X-Bericht: Zwischenbericht, jederzeit abrufbar, ändert nichts am System.
- Z-Bericht: Der eigentliche Tagesabschluss, sollte einmal pro Tag erstellt werden.
5.1 X-Zwischenbericht
Der X-Bericht ist ein reiner Kontroll-Bericht. Sie können ihn so oft anzeigen oder drucken, wie Sie möchten, er hat keine Auswirkung auf den Tagesumsatz.
- Der Admin oder Filialleiter sieht alle Umsätze des Tages.
- Ein Team-Mitarbeiter sieht nur die eigenen Umsätze.
Praktisch für Zwischenstände während des Tages oder für die Kontrolle einzelner Servicekräfte.
5.2 Z-Bericht
Der Z-Bericht schliesst den Tag ab und sollte pro Tag nur einmal erstellt werden. Er dient als Grundlage für Ihre Buchhaltung.
So erstellen Sie den Z-Bericht:
- Öffnen Sie KASSE -> Z-Bericht.
- Prüfen Sie die Übersicht: Gesamtumsatz, Zahlungsarten, MwSt-Aufteilung.
- Bestätigen Sie mit OK.
- Der Bericht wird gedruckt und der Tag ist abgeschlossen.
Wichtig: Führen Sie den Z-Bericht jeden Geschäftstag durch. Fehlende Z-Berichte sind bei einer Steuerprüfung ein Problem.
5.3 Z-Bericht nachdrucken
Falls Sie den Ausdruck versehentlich weggeworfen oder verloren haben, ist der Z-Bericht jederzeit wieder abrufbar:
- Öffnen Sie JOURNAL -> Kassenabschlüsse.
- Wählen Sie den gewünschten Tag aus.
- Tippen Sie auf Nachdruck.
Der Bericht wird identisch nochmal ausgedruckt.
6.0 Programmierung
Über VERWALTUNG-> KONFIGURATION gelangen Sie in die Programmieroberfläche. Hier verwalten Sie Benutzer, Artikel und Mehrwertsteuersätze.
Empfehlung: Nehmen Sie Änderungen an der Programmierung möglichst ausserhalb der Servicezeiten vor. So vermeiden Sie Fehler mitten im Betrieb.
6.1 Benutzer erstellen
Wenn Sie mehr als die drei Standard-Benutzer (Admin, Filialleiter, Team) benötigen, z.B. einen eigenen Login pro Servicekraft, können Sie diese hier anlegen.
- Öffnen Sie Verkäufer.
- Tippen Sie auf + Neuer Verkäufer.
- Geben Sie Name, Login-Passwort und die gewünschte Rolle (Admin, Filialleiter oder Team) an.
- Speichern Sie mit OK.
Bestehende Benutzer können Sie über die Liste antippen und deren Passwort ändern.
6.2 Artikel programmieren
Alle Artikel Ihrer Speise- und Getränkekarte pflegen Sie unter Artikel.
Bestehende Artikel ändern:
- Artikel in der Liste antippen.
- Anpassungen vornehmen (Name, Preis, Hauptgruppe, MwSt).
- Mit OK speichern.
Neuen Artikel anlegen:
- + Neuer Artikel antippen.
- Name und Preis in der gewünschten Hauptgruppe eintragen.
- Optional: Farbe zur besseren Erkennung im Bonier-Bildschirm wählen.
- Mit OK speichern.
Der Artikel erscheint sofort in der zugewiesenen Hauptgruppe und ist bonierbar.
6.3 MwSt ändern
Sollten sich Ihre Mehrwertsteuersätze ändern (z.B. bei einer Anpassung durch den Bund), passen Sie die Sätze zentral an.
- Öffnen Sie dafür Steuern.
- Wählen Sie den Steuersatz aus, den Sie ändern möchten.
- Passen Sie den Prozentsatz an und speichern mit OK.